Privacyverklaring SynAI B.V.

Versie: 1.4
Laatst bijgewerkt: September 2026

1. Inleiding

SynAI B.V. ("wij", "ons", "Synai") hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we deze verzamelen, en wat uw rechten zijn conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Deze Privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website synai.eu, het Synai Portal en alle overige diensten van SynAI B.V.

Belangrijk: Het gebruik van onze website, het Portal en de Diensten en het verstrekken van uw gegevens geschiedt geheel voor eigen rekening en risico.

2. Verantwoordelijke voor de Gegevensverwerking

SynAI B.V.
KVK: 42009196

Lindanusstraat 14 - 16
6031EA Nederweert

E-mail: info@synai.eu
Telefoon: 085 369 5490
Website: https://synai.eu

Voor vragen over deze Privacyverklaring of uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.

3. Welke Persoonsgegevens Verzamelen Wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

3.1 Accountgegevens

Naam en e-mailadres
Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
Organisatiegegevens (Tenant-informatie)
Gebruikersrechten en -rollen

3.2 Technische Gegevens

IP-adres
Browser- en apparaatinformatie
Cookies en vergelijkbare technologieën
Logbestanden (toegangstijden, gebruikte functies)
Statistieken over uw bezoek aan de website (bezochte pagina's, herkomst, welke stappen u doorloopt)
Een beeldopname van uw bezoek aan de pagina van de gratis AI-scan, waarin ingevulde velden zijn afgeschermd (zie 5.4)

3.3 Gebruik van het Portal

Gemaakte workflows en apps
Verbonden externe diensten (servers, API's)
AI-gebruiksstatistieken (credits)
Bestanden en data die u uploadt of verwerkt via het Portal
Bestanden opgeslagen in uw dedicated Google Workspace Shared Drive

3.4 Communicatie

E-mails en berichten tussen u en Synai
Notificaties en meldingen

4. Waarom Verzamelen Wij Deze Gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

4.1 Uitvoering van de Overeenkomst

Doeleinde: Leveren van de Website, het Portal en bijbehorende diensten
Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG)

4.2 Technische Functionaliteit

Doeleinde: Waarborgen van de werking, beveiliging en optimalisatie van de Website, het Portal en de Diensten
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG)

4.3 Klantenservice en Support

Doeleinde: Beantwoorden van vragen en ondersteuning bieden
Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang

4.4 Facturatie en Administratie

Doeleinde: Verwerken van betalingen en bijhouden van administratie
Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG)

4.5 Marketing en Communicatie (optioneel)

Doeleinde: Toesturen van nieuwsbrieven en productinformatie
Rechtsgrond: Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG) - u kunt zich te allen tijde uitschrijven

5. Met Wie Delen Wij Uw Gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn:

5.1 Hostingproviders

Partij: DigitalOcean, Hetzner
Doeleinde: Hosting van het Portal en databases
Waarborgen: Verwerkersovereenkomsten conform AVG

5.2 AI-dienstverleners

BELANGRIJKE WAARSCHUWING:

Partij: OpenRouter (AI API aggregator) en onderliggende AI-modellen (OpenAI, Anthropic, Google, etc.)
Doeleinde: Verwerken van AI-gerelateerde verzoeken en genereren van AI-content
Waarborgen: Verwerkersovereenkomsten waar mogelijk beschikbaar

Gebruiker dient te weten:

Data die u via AI-diensten verwerkt wordt doorgestuurd naar externe AI-aanbieders
Deze aanbieders zijn mogelijk gevestigd buiten de EU/EEA (met name in de Verenigde Staten)
U bent ZELF volledig verantwoordelijk voor welke data u via AI-tools verwerkt
Verstuur NOOIT gevoelige persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie via AI-diensten
Synai heeft geen controle over hoe externe AI-aanbieders uw data verwerken, bewaren of gebruiken
AI-aanbieders kunnen uw data gebruiken voor het trainen van hun modellen
Raadpleeg altijd het privacybeleid van de desbetreffende AI-aanbieder
Het gebruik van AI-diensten geschiedt geheel op eigen risico

5.3 Externe API's en Integraties

Partij: Diensten die u zelf verbindt via het Portal (bijv. externe servers, third-party APIs)
Doeleinde: Uitvoering van uw workflows en automatiseringen
Opmerking: Voor deze integraties bent u zelf verantwoordelijk als verwerkingsverantwoordelijke

5.4 Analysediensten voor de Website

Om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en waar zij vastlopen, gebruiken wij twee analysediensten. Beide worden uitsluitend op de website synai.eu ingezet, niet in het Portal.

Google Analytics 4

Partij: Google Ireland Limited
Doeleinde: Statistieken over bezoek, herkomst en gebruik van de website
Gegevens: IP-adres (door Google ingekort), apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, gebeurtenissen
Overdracht: Google kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten, op basis van Standaard Contractuele Clausules
Bewaartermijn: gebeurtenisgegevens 2 maanden, gebruikersgegevens 14 maanden
Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het meten en verbeteren van onze website (Art. 6 lid 1 sub f AVG). U kunt dit weigeren via de cookiemelding

PostHog

Partij: PostHog Inc., met verwerking op servers binnen de Europese Unie
Doeleinde: Begrijpen waar bezoekers in onze gratis AI-scan afhaken, zodat wij die kunnen verbeteren
Waar: uitsluitend op de pagina's /ai-scan/ en /en/ai-scan/, niet elders op de website
Gegevens: de stappen die u in de scan doorloopt, het ingevulde webadres, technische gegevens over uw browser, en een beeldopname van uw bezoek aan die pagina
Afscherming: wat u in invoervelden typt, wordt in de beeldopname afgeschermd en niet opgeslagen
Wat wij NIET naar PostHog sturen: uw naam en uw e-mailadres. Die gegevens blijven in onze e-mail en in ons CRM
Bewaartermijn: beeldopnamen 30 dagen
Grondslag: uw toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG). PostHog start alleen als u de cookiemelding hebt geaccepteerd. Weigert u, of klikt u de melding weg, dan wordt PostHog niet geladen en wordt er niets vastgelegd en geen opname gemaakt

5.5 Wettelijke Verplichtingen

Wij kunnen verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan:

Belastingdienst (fiscale administratie)
Overheidsinstanties bij wettelijke verplichtingen of gerechtelijke bevelen

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

Gegevenscategorie	Bewaartermijn
Accountgegevens	Zolang uw account actief is + 1 maand na beëindiging
Facturatiegegevens	7 jaar (wettelijke verplichting Belastingdienst)
Technische logs	6 maanden
Websitestatistieken (Google Analytics)	Gebeurtenissen 2 maanden, gebruikersgegevens 14 maanden
Beeldopnamen AI-scan (PostHog)	30 dagen
Marketinggegevens	Tot intrekking toestemming of 2 jaar inactiviteit
Support-communicatie	3 jaar

7. Beveiliging van Uw Gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen, waaronder:

Versleuteling: HTTPS/TLS voor datatransport, versleutelde opslag van wachtwoorden
Toegangscontrole: Beperkte toegang tot persoonsgegevens voor medewerkers op need-to-know basis
Multi-tenant isolatie: Strikte scheiding van data tussen verschillende organisaties (Tenants)
Regelmatige updates: Beveiligingsupdates en patches
Monitoring: Proactieve detectie van ongeautoriseerde toegang

Disclaimer: Ondanks deze maatregelen kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen. Geen enkel systeem is 100% beveiligd. Het gebruik van de Website, het Portal en de Diensten geschiedt op eigen risico. Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zullen wij dit conform de AVG melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien noodzakelijk, aan u.

8. Uw Rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

8.1 Recht op Inzage (Art. 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

8.2 Recht op Rectificatie (Art. 16 AVG)

U kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.

8.3 Recht op Verwijdering (Art. 17 AVG - 'Recht op Vergetelheid')

U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om deze te bewaren.

8.4 Recht op Beperking van de Verwerking (Art. 18 AVG)

U kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.

8.5 Recht op Dataportabiliteit (Art. 20 AVG)

U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

8.6 Recht van Bezwaar (Art. 21 AVG)

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op grond van gerechtvaardigd belang.

8.7 Recht om Toestemming in te Trekken

Voor verwerkingen op basis van toestemming kunt u deze te allen tijde intrekken.

Hoe oefent u uw rechten uit?
U kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar support@synai.eu. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

9. Cookies en Tracking

De Website en het Portal maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor uitgebreide informatie verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

Essentiële Cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de Website en het Portal (bijv. inloggen, beveiligingsfuncties).

Analytische Cookies

Op de website synai.eu verzamelen wij statistieken over het gebruik met Google Analytics 4, op grond van gerechtvaardigd belang. U kunt dit weigeren via de cookiemelding. Op de pagina van de gratis AI-scan gebruiken wij daarnaast PostHog, dat ook een beeldopname van uw bezoek aan die pagina maakt; PostHog start alleen als u de cookiemelding hebt geaccepteerd. Wat deze diensten precies vastleggen en hoe lang wij dat bewaren, staat in artikel 5.4.

Het Portal gebruikt op dit moment geen analytische cookies van derden.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen en cookies beheren via uw browserinstellingen.

10. Internationale Gegevensoverdracht

Uw gegevens worden voornamelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EEA). Mochten wij gegevens overdragen naar landen buiten de EEA, dan zorgen wij ervoor dat:

De Europese Commissie heeft vastgesteld dat het land een passend beschermingsniveau biedt; of
Wij passende waarborgen hebben getroffen (bijv. Standaard Contractuele Clausules van de EU).

10.1 AI-diensten en Internationale Overdracht

KRITIEKE WAARSCHUWING VOOR GEBRUIKERS VAN AI-DIENSTEN:

Gegevensoverdracht buiten de EU/EEA: Bij gebruik van AI-diensten via het Portal worden uw prompts en data doorgestuurd naar externe AI-aanbieders die gevestigd zijn in de Verenigde Staten of andere landen buiten de EU/EEA.
Gebruikersverantwoordelijkheid - U bent ZELF volledig verantwoordelijk voor:
- Het besluit welke data u via AI-diensten verwerkt
- Het naleven van AVG/GDPR bij het verwerken van persoonsgegevens via AI
- Het verkrijgen van toestemming van betrokkenen indien u hun persoonsgegevens via AI verwerkt
- Het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) indien vereist
- Alle gevolgen van het gebruik van AI-diensten
Risico's AI-gebruik:
- AI-aanbieders kunnen uw data gebruiken voor het trainen van hun modellen
- Data kan langer worden bewaard dan u verwacht
- Er is GEEN garantie op vertrouwelijkheid bij gebruik van externe AI-diensten
- U heeft geen controle over wat er met uw data gebeurt bij de AI-aanbieder
Verstuur NOOIT:
- Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsdata, strafrechtelijke gegevens, etc.)
- Gevoelige bedrijfsinformatie of vertrouwelijke data
- Persoonsgegevens zonder expliciete toestemming van de betrokkene
- Data die onder geheimhouding valt
- Informatie die schade kan veroorzaken indien openbaar gemaakt
Synai-verantwoordelijkheid: Synai treedt uitsluitend op als doorgeefluik en is NIET verwerkingsverantwoordelijke voor de data die u via AI-diensten verwerkt. U bent zelf verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerkingen.

11. Wijzigingen in Deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in onze werkwijze of wettelijke verplichtingen te weerspiegelen. Wij informeren u over materiële wijzigingen via e-mail of een melding in het Portal.

Voortgezet gebruik van de Website, het Portal of de Diensten na wijzigingen geldt als aanvaarding van de gewijzigde Privacyverklaring.

Laatste wijziging: September 2026

12. Klachten

Mocht u niet tevreden zijn over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 - 1805 250

13. Contact

Voor vragen over deze Privacyverklaring of uw persoonsgegevens:

SynAI B.V.
KVK: 42009196

Lindanusstraat 14 - 16
6031EA Nederweert

E-mail: info@synai.eu
Telefoon: 085 369 5490
Website: https://synai.eu

Door gebruik te maken van de Website, het Portal en/of de Diensten van SynAI B.V. verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze Privacyverklaring. Het gebruik geschiedt geheel op eigen risico.