Algemene Voorwaarden SynAI B.V.

Versie: 1.4
Laatst bijgewerkt: Maart 2026

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• "Synai": SynAI B.V., gevestigd te Nederweert, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42009196;
• "Website": De website van Synai, bereikbaar via synai.eu, inclusief alle subpagina's;
• "Portal" of "Synai Portal": Het online platform van Synai voor het beheer van organisaties, servers, workflows, AI-integraties en overige functionaliteiten;
• "Diensten": Alle door Synai aangeboden producten, diensten en werkzaamheden, waaronder maar niet beperkt tot het Portal, advies, implementatie, ontwikkeling van workflows en automatiseringen, AI-integraties en overige ICT-dienstverlening;
• "Gebruiker": De natuurlijke of rechtspersoon die gebruik maakt van de Website, het Portal en/of de Diensten;
• "Tenant": Een organisatie-account binnen het Portal;
• "Content": Alle informatie, data, tekst, bestanden en materialen die door Gebruiker worden geüpload of gegenereerd via het Portal of de Diensten;
• "Projectplan" of "Projectvoorstel": Een door Synai aangeboden offerte of voorstel voor werkzaamheden, inclusief beschrijving, prijsopgave en voorwaarden;
• "Opdrachtgever": De (potentiële) klant aan wie een Projectplan wordt aangeboden.

2. Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Synai, waaronder het gebruik van de Website, het Portal en alle overige Diensten.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door Synai zijn bevestigd.
3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Gebruiker wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Door het gebruik van de Website, het aanmaken van een account en/of het afnemen van Diensten verklaart de Gebruiker kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze voorwaarden.

3. Gebruik op Eigen Risico

BELANGRIJK - LEES DIT ZORGVULDIG:

1. Het gebruik van de Website, het Portal en alle Diensten van Synai geschiedt geheel voor eigen rekening en risico van de Gebruiker.
2. Synai biedt de Website, het Portal en de Diensten aan "as is" ("zoals het is") en "as available" ("zoals beschikbaar"), zonder enige garantie van welke aard dan ook, expliciet of impliciet.
3. De Gebruiker erkent en aanvaardt dat:
   • De Diensten en het Portal nog in ontwikkeling kunnen zijn en fouten, bugs of onderbrekingen kunnen bevatten;
   • De resultaten van het gebruik van de Diensten niet gegarandeerd zijn;
   • De Gebruiker zelf verantwoordelijk is voor het verifiëren van alle output en resultaten;
   • Technische storingen, dataverlies of andere problemen kunnen optreden.
4. Synai garandeert niet dat de Diensten aan de specifieke eisen of verwachtingen van de Gebruiker voldoen.
5. De Gebruiker draagt het volledige risico voor alle gevolgen van het gebruik van de Diensten, inclusief maar niet beperkt tot zakelijke beslissingen gebaseerd op output van de Diensten.

4. Account en Toegang

1. Voor het gebruik van het Portal is een account vereist. De Website kan zonder account worden bezocht.
2. De Gebruiker is verplicht bij registratie juiste en volledige informatie te verstrekken.
3. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens en alle activiteiten die onder zijn account plaatsvinden.
4. Synai behoudt zich het recht voor accounts zonder opgaaf van redenen op te schorten, te beperken of te beëindigen.
5. Iedere Gebruiker mag slechts één account aanmaken, tenzij anders overeengekomen.

5. Gebruik van de Diensten

1. De Website, het Portal en de Diensten mogen uitsluitend worden gebruikt voor doeleinden waarvoor zij zijn bedoeld.
2. Het is verboden om:
   • De Website, het Portal of de Diensten te gebruiken voor illegale doeleinden;
   • Inbreuk te maken op rechten van derden;
   • Schadelijke code (malware, viruses) te uploaden of te verspreiden;
   • De beveiliging van de Website, het Portal of de Diensten te omzeilen of te verstoren;
   • Geautomatiseerde systemen te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming;
   • De Website, het Portal of de Diensten te gebruiken op een wijze die schade kan toebrengen aan Synai of derden.

6. AI-diensten - Volledige Risico bij Gebruiker

BELANGRIJKE WAARSCHUWING:

1. Het Portal biedt toegang tot Artificiële Intelligentie (AI) tools en diensten via externe aanbieders.
2. HET GEBRUIK VAN AI-DIENSTEN GESCHIEDT VOLLEDIG OP EIGEN RISICO VAN DE GEBRUIKER.
3. De Gebruiker is volledig en exclusief verantwoordelijk voor:
   • Het gebruik van AI-diensten en alle gegenereerde output;
   • De kwaliteit, juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van alle AI-gegenereerde content;
   • Het verifiëren van alle AI-output voordat deze wordt gebruikt of toegepast;
   • Eventuele schade die voortvloeit uit het gebruik van AI-gegenereerde content aan zichzelf of derden;
   • Naleving van alle toepasselijke wetgeving, waaronder auteursrechten, privacy- en intellectuele eigendomsrechten;
   • Alle claims van derden met betrekking tot AI-gegenereerde content.
4. Synai is uitdrukkelijk en zonder uitzondering NIET verantwoordelijk of aansprakelijk voor:
   • De juistheid, volledigheid, betrouwbaarheid of geschiktheid van AI-gegenereerde output;
   • Intellectuele eigendomsschendingen die voortvloeien uit het gebruik van AI-diensten;
   • Discriminerende, aanstootgevende, schadelijke of anderszins onrechtmatige content gegenereerd door AI-tools;
   • Schade aan de Gebruiker of derden veroorzaakt door het gebruik, de toepassing of het vertrouwen op AI-gegenereerde content;
   • Bedrijfsschade, reputatieschade, gederfde winst of andere directe of indirecte schade door gebruik van AI-diensten;
   • Fouten, onvolledigheden, hallucinaties of misleidende informatie in AI-output;
   • Technische storingen of onbeschikbaarheid van AI-diensten.
5. De Gebruiker verklaart uitdrukkelijk dat hij/zij zich volledig bewust is van de beperkingen, risico's en onbetrouwbaarheden van AI-technologie en deze volledig op eigen risico gebruikt.
6. De Gebruiker vrijwaart Synai volledig voor alle claims, schade, kosten en aansprakelijkheden voortvloeiend uit het gebruik van AI-diensten via het Portal.
7. Synai treedt uitsluitend op als doorgeefluik voor AI-diensten van externe aanbieders en is op geen enkele wijze partij bij of verantwoordelijk voor de inhoud of resultaten van AI-verzoeken.

7. Human-in-the-Loop en Escrow van Workflows

7.1 Kwaliteitsbeginsel: Human-in-the-Loop

1. Synai hanteert het beginsel dat bij alle door Synai ontwikkelde of beheerde workflows, automatiseringen en AI-toepassingen altijd een menselijke controle ("human-in-the-loop") onderdeel uitmaakt van het proces.
2. Dit houdt in dat:
   • Kritieke beslissingen, output en resultaten van geautomatiseerde processen altijd worden gecontroleerd, gevalideerd of goedgekeurd door een daartoe bevoegd persoon voordat zij definitief worden doorgevoerd;
   • Synai workflows zodanig ontwerpt dat menselijke tussenkomst op relevante punten in het proces mogelijk en voorzien is;
   • De Gebruiker verantwoordelijk blijft voor het aanwijzen van bevoegde personen die de human-in-the-loop controle uitvoeren.
3. De specifieke invulling van de human-in-the-loop controle wordt per workflow of project bepaald en, indien van toepassing, vastgelegd in het bijbehorende Projectplan.
4. Het human-in-the-loop beginsel geldt als standaard, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen met de Opdrachtgever in het Projectplan. Indien de Opdrachtgever afziet van menselijke controle, draagt de Opdrachtgever het volledige risico voor de gevolgen van volledig geautomatiseerde verwerking.
5. Synai behoudt zich het recht voor om workflows die niet voorzien zijn van adequate menselijke controle op te schorten of aan te passen, tenzij de Opdrachtgever schriftelijk heeft afgezien van het human-in-the-loop vereiste.

7.2 Escrow-regeling voor Workflows

1. Indien overeengekomen in het Projectplan, geldt voor de oplevering van workflows een escrow-regeling. Dit houdt in dat:
   • Door Synai ontwikkelde workflows pas worden vrijgegeven en geactiveerd nadat de Opdrachtgever deze heeft beoordeeld en goedgekeurd;
   • Gedurende de beoordelingsperiode worden de workflows in een gecontroleerde omgeving beschikbaar gesteld voor review en testing door de Opdrachtgever;
   • De Opdrachtgever een redelijke termijn krijgt, zoals vastgelegd in het Projectplan, om de workflows te beoordelen op correctheid, volledigheid en overeenstemming met de opdracht.
2. Goedkeuring en vrijgave:
   • Na schriftelijke of elektronische goedkeuring door de Opdrachtgever worden de workflows definitief vrijgegeven en in productie genomen;
   • Indien de Opdrachtgever binnen de afgesproken beoordelingstermijn geen bezwaren kenbaar maakt, worden de workflows geacht te zijn goedgekeurd;
   • Bij geconstateerde gebreken heeft Synai het recht en de plicht om de workflows binnen een redelijke termijn aan te passen, waarna een nieuwe beoordeling plaatsvindt.
3. Facturatie bij escrow:
   • Facturatie van de aan de workflows gerelateerde werkzaamheden vindt plaats na vrijgave van de workflows, tenzij in het Projectplan een afwijkende betalingsregeling is overeengekomen;
   • Indien een workflow in fasen wordt opgeleverd, kan per fase worden gefactureerd na vrijgave van de betreffende fase.
4. De escrow-regeling is uitsluitend van toepassing indien dit expliciet in het Projectplan is overeengekomen.

8. Intellectueel Eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Website, het Portal en de Diensten, inclusief maar niet beperkt tot software, design, logo's en content, berusten uitsluitend bij Synai of haar licentiegevers.
2. De Gebruiker verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
3. Het is niet toegestaan om (delen van) de Website, het Portal of de Diensten te kopiëren, reverse-engineeren, decompileren, afgeleide werken te creëren of anderszins te exploiteren zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
4. De Gebruiker behoudt eigendom van door hem geüploade content, maar verleent Synai een licentie om deze content te verwerken voor het leveren van de Diensten.

9. Vergoedingen en Betalingen

1. Voor het gebruik van het Portal kunnen kosten in rekening worden gebracht conform de op dat moment geldende tarieven.
2. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
3. Betalingen dienen te geschieden binnen de aangegeven betalingstermijn.
4. Bij niet-tijdige betaling is de Gebruiker van rechtswege in verzuim en is Synai gerechtigd:
   • Wettelijke (handels)rente in rekening te brengen;
   • De toegang tot het Portal op te schorten;
   • Incassokosten in rekening te brengen.
5. Synai behoudt zich het recht voor tarieven te wijzigen met een aankondigingstermijn van 30 dagen.

10. Projectvoorstellen en Offertes

1. Via het Portal kunnen projectvoorstellen ("Projectplannen") worden aangeboden aan (potentiële) opdrachtgevers.
2. Een Projectplan vormt een aanbod in de zin van artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek.
3. Totstandkoming overeenkomst: Door het accepteren van een Projectplan via het Portal — door het invullen van de naam, het aanvinken van de akkoordverklaring en het klikken op "Accepteren" — komt een bindende overeenkomst tot stand tussen de opdrachtgever en Synai.
4. Elektronische aanvaarding: De acceptatie via het Portal geldt als een elektronische handtekening in de zin van de eIDAS-verordening (EU) Nr. 910/2014. Bij acceptatie worden de naam, het IP-adres en het tijdstip vastgelegd als bewijs van de aanvaarding.
5. Prijzen: De in het Projectplan vermelde prijzen zijn bindend na acceptatie, tenzij sprake is van een kennelijke vergissing. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld in het Projectplan.
6. Geldigheid: Een Projectplan is geldig tot de in het plan vermelde einddatum. Na het verstrijken van deze datum vervalt het aanbod automatisch en kan het niet meer worden geaccepteerd.
7. Herziene versies: Synai kan herziene versies van een eerder Projectplan aanbieden. Een herziene versie vervangt het eerdere voorstel. Uitsluitend de meest recente door de opdrachtgever geaccepteerde versie is bindend.
8. Scope: Het geaccepteerde Projectplan definieert de scope van de opdracht. Werkzaamheden die buiten de beschreven scope vallen, vereisen een aanvullend of herzien Projectplan.
9. Doorlopende kosten: Indien het Projectplan doorlopende kosten bevat (zoals maandelijkse, per kwartaal of jaarlijkse abonnementen), gelden deze voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen in het Projectplan.
10. Afwijzing: De opdrachtgever kan een Projectplan afwijzen via het Portal. Na afwijzing komt geen overeenkomst tot stand met betrekking tot dat Projectplan.
11. Annulering na acceptatie: Na acceptatie van een Projectplan kan de opdrachtgever de overeenkomst niet eenzijdig annuleren, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Bij voortijdige beëindiging door de opdrachtgever zijn de reeds gemaakte kosten en uren verschuldigd.

11. Beschikbaarheid en Onderhoud

1. Synai streeft naar een redelijke beschikbaarheid van de Website, het Portal en de Diensten, maar garandeert geen specifiek beschikbaarheidspercentage.
2. Synai behoudt zich het recht voor om de Website, het Portal of de Diensten te allen tijde, zonder voorafgaande aankondiging, tijdelijk of permanent buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates, of andere redenen.
3. Synai is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van (tijdelijke) onbeschikbaarheid van de Website, het Portal of de Diensten.

12. Beëindiging

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.
2. Beide partijen kunnen de overeenkomst te allen tijde opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
3. Synai kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder enige aansprakelijkheid beëindigen bij:
   • Enige schending van deze voorwaarden door de Gebruiker;
   • Frauduleus, illegaal of ongepast gebruik van de Website, het Portal of de Diensten;
   • Faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de onderneming van de Gebruiker;
   • Naar eigen oordeel van Synai, zonder opgaaf van redenen.
4. Bij beëindiging vervallen onmiddellijk alle rechten van de Gebruiker om gebruik te maken van het Portal en de Diensten.
5. Data van de Gebruiker wordt na beëindiging conform het retentiebeleid verwijderd; de Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het exporteren van data vóór beëindiging.

13. Aansprakelijkheid - Volledige Uitsluiting

LEES DIT ZORGVULDIG:

1. De aansprakelijkheid van Synai is volledig uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.
2. Synai is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit of verband houdt met het gebruik van of de onmogelijkheid tot gebruik van de Website, het Portal of de Diensten, ongeacht de juridische grondslag van de claim.
3. Indien, ondanks het bepaalde in deze voorwaarden, enige aansprakelijkheid van Synai zou komen vast te staan, is deze in alle gevallen beperkt tot:
   • Het bedrag dat in het desbetreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Synai wordt uitbetaald; of indien geen uitkering plaatsvindt:
   • Maximaal het bedrag dat de Gebruiker in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Synai heeft betaald.
4. Synai is nimmer aansprakelijk voor:
   • Indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van goodwill of reputatieschade;
   • Schade door verlies of beschadiging van data;
   • Schade veroorzaakt door externe diensten, API's of integraties;
   • Schade door handelen of nalaten van derden;
   • Schade voortvloeiend uit het gebruik van AI-diensten of AI-gegenereerde content;
   • Schade door ongeautoriseerde toegang door derden;
   • Schade door overmacht.
5. AI-specifieke aansprakelijkheidsuitsluiting: Synai is uitdrukkelijk niet aansprakelijk voor enige schade, van welke aard dan ook, die voortvloeit uit of verband houdt met:
   • Het gebruik van AI-diensten of AI-gegenereerde content;
   • Onjuistheden, onvolledigheden, hallucinaties of fouten in AI-output;
   • Beslissingen genomen op basis van AI-output;
   • Schade aan de Gebruiker of derden veroorzaakt door door de Gebruiker toegepaste AI-content;
   • Verlies van data, intellectueel eigendom of andere schade gerelateerd aan AI-gebruik;
   • Claims van derden met betrekking tot auteursrechten, privacy of andere rechten in verband met AI-gegenereerde content.
6. De Gebruiker vrijwaart Synai volledig voor alle aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van de Website, het Portal of de Diensten door de Gebruiker.
7. De beperkingen in dit artikel zijn niet van toepassing in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van Synai.

14. Vrijwaring

1. De Gebruiker vrijwaart Synai, haar bestuurders, medewerkers en vertegenwoordigers volledig tegen alle claims, aanspraken, schade, kosten (inclusief redelijke juridische kosten), boetes en aansprakelijkheden van derden die voortvloeien uit of verband houden met:
   • Het gebruik van de Website, het Portal of de Diensten door de Gebruiker;
   • Schending van deze voorwaarden door de Gebruiker;
   • Inbreuk op rechten van derden door de Gebruiker;
   • Door de Gebruiker geüploade of gegenereerde content;
   • Gebruik van AI-diensten door de Gebruiker.

15. Privacy en Gegevensbescherming

1. Synai verwerkt persoonsgegevens conform de geldende privacywetgeving (AVG/GDPR).
2. Voor meer informatie over gegevensverwerking verwijzen wij naar onze Privacyverklaring.

16. Overmacht

1. Synai is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.
2. Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid buiten de macht van Synai, waaronder maar niet beperkt tot storingen in internet- of telecommunicatieverbindingen, pandemieën, oorlog, natuurrampen, overheidsmaatregelen, storingen bij externe dienstverleners.

17. Wijzigingen

1. Synai behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te allen tijde eenzijdig te wijzigen.
2. Wijzigingen worden minimaal 14 dagen voor inwerkingtreding gecommuniceerd via het Portal of per e-mail.
3. Voortgezet gebruik van het Portal na inwerkingtreding van gewijzigde voorwaarden geldt als aanvaarding van deze wijzigingen.
4. Indien de Gebruiker niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan deze de overeenkomst opzeggen voor de datum van inwerkingtreding.

18. Toepasselijk Recht en Geschillen

1. Op deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.
3. De Gebruiker doet afstand van het recht om een class action of collectieve rechtszaak aan te spannen tegen Synai.

19. Scheidbaarheid

1. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar wordt geacht, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.
2. In plaats van de nietige of ongeldige bepaling zal een bepaling gelden die het doel van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

20. Contact

Voor vragen over deze Algemene Voorwaarden kunt u contact opnemen met:

SynAI B.V.
KVK: 42009196

Lindanusstraat 14 - 16
6031EA Nederweert

E-mail: info@synai.eu
Telefoon: 085 369 5490
Website: https://synai.eu

Door gebruik te maken van de Website, het Portal en/of de Diensten van SynAI B.V. verklaart u deze Algemene Voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en ermee akkoord te gaan. Het gebruik geschiedt geheel op eigen risico.